Si vos employes ne sont pas familiers avec votre site intranet, ce pourrait être par manque d’efficacite.
Qu’est-ce qu’un intranet?
Commençons par le commencement. Un intranet est un site Web qui ne peut être consulte que par les employes d'une organisation, et non par le grand public. De même, un extranet est egalement à acces restreint, limitant par exemple l’acces à une entreprise, ses fournisseurs et ses clients.
Ceci dit, comment l’intranet se distingue-t-il d'un site Internet? D'une perspective de technologie, il n'y a aucune difference. Les sites intranet et Internet emploient les mêmes medias, la même programmation Web et la même technologie de serveur. La difference reside dans leurs buts respectifs et leurs besoins de conception.
Tres souvent les buts d'un site Internet peuvent être :
attirer de nouveaux clients et developper la clientele
vendre des produits ou services
informer le grand public
informer les actionnaires
En resume, la vocation principale devrait être de soutenir les objectifs de marketing et de communications d'une organisation. Cependant, trop souvent le site Internet est mis sur pied en reponse à un besoin de tenir tête à la concurrence, plutôt que de repondre aux besoins particuliers de l’entreprise.
En quoi le site intranet est-il different?
D'abord, parce que l'auditoire est compose d’employes et non de clients potentiels. Le site intranet n’est pas un outil de vente, et n’a pas besoin d’epater la clientele. Au contraire, l'intranet joue principalement un rôle de communication interne, avec deux buts principaux :
tenir les employes au courant de l'information dont ils ont besoin pour mieux fonctionner
fournir les renseignements juges importants par les employes
Ces deux buts peuvent paraître semblables, mais en fait le premier but represente essentiellement ce qui est juge d’importance par l’equipe de gestion et le webmestre tandis que le deuxieme represente ce qui est important aux yeux des employes. Trop souvent, les intranets sont axes exclusivement sur le premier but seulement et la structure du site ressemble à l’organigramme de l'organisation. En consequence, les employes ne trouvent pas l'information qu'ils recherchent parce qu'elle n’y est pas ou elle n’est pas presentee de maniere conviviale. Par exemple, un employe cherche un formulaire. Doit-il ou elle chercher dans la section Finances ou dans la section Ressources humaines?
Problemes communs des intranets
Nous savons maintenant ce qu'un intranet devrait faire, comment savoir s'il accomplit son rôle? Voici quelques symptômes d'un intranet deficient :
D'autres moyens d'information sont plus rapides. Si vous pouvez trouver l'information ailleurs plus rapidement, il y a evidemment un probleme. Par exemple, pouvez-vous trouver un numero de telephone plus vite en consultant un annuaire traditionnel, sur support papier? Lorsque les employes se rendent compte qu'il est trop difficile de trouver l’information recherchee dans votre intranet (ils viendront à cette conclusion plutôt rapidement) ils utiliseront d'autres sources de renseignements, rendant l'intranet inutile.
L'information de l'intranet n'est pas à jour. Puisque votre intranet est en concurrence avec d'autres sources d'information, il doit toujours être à la hauteur. Lorsque les employes se rendent compte que l'information sur l'intranet n'est pas à jour ni fiable, ils l'abandonneront. Encore, les ressources que vous aurez consacre à votre intranet auront ete gaspillees.
Trop de courriels à grande diffusion. Si votre organisation utilise beaucoup de courriels diffuses à grande echelle pour informer les employes, vous n'employez pas votre intranet efficacement.
Le papier perdure. C’est un fait, même de nos jours, la plupart des bureaux produisent plus de paperasse que jamais, et chaque employe semble en accumuler de grandes quantites dans son bureau. Cela est tres inefficace.
Problemes de contrôle des versions de documents. Est-ce le bon formulaire? Est-ce la version finale de ce rapport? Si ces questions se posent souvent, vous pourriez faire une meilleure utilisation de votre intranet.
Procedures administratives inefficaces. Dependez-vous du papier pour documenter des activites administratives? Votre organisation a-t-elle differents systemes qui ne se parlent pas? Une application web bien conçue pour l'intranet pourrait automatiser beaucoup d'activites administratives et represente une maniere rentable de fournir l'acces à tous les ordinateurs.
Voilà quelques exemples des problemes typiques que nous rencontrons lorsque nous evaluons l'efficacite des sites intranet.
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As President and Co-Founder of Documedia, Daniel Guay has over 9 years experience in development and training in the field of Web publishing. Daniel specializes in publishing paper documents and digital files into online formats such as Adobe PDF, HTML and XML for use on the Web, intranets and CD-ROM.Daniel is an Adobe Certified Expert in Adobe Acrobat, Adobe FrameMaker and Adobe GoLive.